Forberedelser

Under punktet planlegging ble Fremdriftsplanen påbegynt. Det er en kalender med alt som skal gjøres fram til den store dagen.

Men man skal veldig erfaren for at den er komplett før forberedelsene må starte. På mange måter går planleggingen av og forberedelsene til et selskap parallelt. Fremdriftsplanen må nok justeres kontinuerlig. Dessuten er det sannsynlig at det kommer nye oppgaver til i prosessen. Mitt aller beste råd i denne perioden er å følge fremdriftsplanen og holde den oppdatert. Etterhvert som oppgavene er utført krysses de av. Det er veldig  tilfredsstillende.

Det er også vanlig å gjøre en del som ikke er relatert til festen i seg selv, men som man ofte trenger er tidsfrist for å gjøre. Til bryllupet på gården i 2012 gjorde vi ganske mye på låven for å forberede den som festlokale. Det skulle ryddes, brennes,  bygges, kjøpes materialer, sikres og vaskes. Dette arbeidet startet allerede  høsten 2011. Hvis vi ikke hadde startet så tidlig ville vi ikke blitt ferdige. Så et viktig poeng er å beregne god nok tid.

Innkjøp
Mange av innkjøpene kan også starte tidlig. Så fort farger og stil er bestemt kan servietter, lys og annen pynt kjøpes inn. Det er lurt å følge med på når butikker selger ut sine sesongvarer. Som for eksempel da jeg kjøpte over 100 små lyslykter til under fem kroner stykket.

Alt som handles inn må lagres. Det er lurt å samle alt på et sted slik at man hele tid vet hvor det er  og har litt oversikt.

For de som skal arrangere selskapet selv må det også bestilles og kjøpes inn mat og drikke.








Invitasjoner og kontakt med gjestene
Hvor tidlig gjestene bør varsles er litt avhengig av hvor langt gjestene skal reise og tidspunktet for festen. Hvis festen er i en ferietid som sommeren jo er eller i forbindelse med en høytid bør gjestene varsles minst 7-8 måneder i forveien, og gjerne før. Og så kan selve invitasjonen med mer informasjon komme senere.

Noen synes sikkert at planleggingen av et stort selskap og særlig et bryllup, starter veldig tidlig. Det er selvsagt mulig å arrangere en flott fest med kort tid fra idé til dato. Samtidig synes jeg det er hyggelig å ha god tid til å glede seg og bygge opp forventningene, både for vertskap og gjester.

Det er veldig enkelt å opprette en blogg. Den kan "låses" for treff etter søk på nettet slik at den eneste veien inn er gjennom nettadressen.  En blogg kan også gjøres helt privat slik at gjester må være invitert og må ha google-konto for å kunne lese.

Les mer om hvordan formen på invitasjoner og pynt forøvrig kan velges: Rød tråd.



Pynt til bord og lokale
Veldig mye kan gjøres ferdig i god tid. Som sanghefter, bordkort og annen pynt. Hvis det lages et monogram kan det være med på å binde alt sammen.




Kontakt med arrangementssted og/eller gode hjelpere.
Jevnlig bør det være kontakt med alle som skal ha funksjoner på festdagen. Uansett hvor gode avtaler som er inngått er det viktig å sjekke at det ikke har oppstått noen misforståelser.






Rengjøring og opprydding

  

Når et arrangement skal være hjemme så må det settes av tid til rydding både inne og ute, og rengjøring. Også med et utleielokale kan det være nødvendig å vurdere innsats. I så fall må det settes av tid eller man må dele oppgavene på flere personer.

Det må være plass i kjøleskap og fryser til all maten som skal brukes.  Om vinteren bør det ryddes plass til gjestenes ytterklær og støvler. 

En viktig del av forberedelsene er å justere og kvalitetssikre kjøreplanen til fest-/bryllupsdagen.